Как правильно организовать свой рабочий день

Организация рабочего дня

Не справляете с потоком работы? Не знаете, как приоритезировать собственные задачи? Утопаете в дедлайнах? Всеми виной неправильное распределение рабочего времени. Как восстановить производительность и контроль, рассказал портал Quartz at work. Редакция AIN.UA приводит адаптивный перевод этого материала.

Большинство рабочих дней начинаются с правильных намерений, заряда энергии, амбициозного списка задач и вполне управляемого потока писем. Но порядку приходит конец, когда появляются совещания, сообщения и авралы у коллег. В конечном итоге, все планы рушатся, и вы отправляетесь домой уставшим и побежденным.

Но не стоит отчаиваться. Этот замкнутый круг можно разрушить с помощью приоритезации, сфокусированности и ставки на собственный неисчерпаемый ресурс (хотя, иногда так не кажется) – энергию. Ниже перечислено все то, что вам нужно знать о структурировании работы в течение дня.

Выбирайте то, над чем действительно необходимо работать

Существует простая матрица 2*2, названная в честь президента США Дуайта Эйзенхауэра, которая поможет вам верно расставить приоритеты. Однажды политик сказал, что у него всегда есть два типа проблем – срочные и важные. Срочные – не важны, а важные никогда не бывают срочными.

Организация рабочего дня

Вероятнее всего, составляя todo-лист, вы тоже разделяете дела на «срочные» и «важные». Матрица Эйзенхауэра поможет вам разобраться, в чем разница между ними. Она состоит из четырех ячеек и двух осей – «срочность» и «важность». Достаточно потратить всего несколько минут и категоризировать каждую из своих задач, чтобы понять, на какие активности вы тратите время зря.

Срочные, но не важные задачи, как правило, являются источником беспокойства. Они состоят из сообщений от коллег, приглашений на встречи и ответы на сообщения FYI. Эти задания заставляют нас постоянно находится в «режиме ответа». Кроме того, они отвлекают от самого главного – важных, но не срочных задач. Последние не имеют четких сроков и, в случае, например, с руководителями, включают в себя работу над стратегическими идеями, долгосрочное планирование, инвестирование в таланты или создание бренда. Можете представить себе последствия отсрочки подобных дел?

Выделяйте время для углубленной работы

Венчурный капиталист Сэм Альтман называет шумиху вокруг мира digital – «одним из величайших кризисов в области психического здоровья нашего времени». Мы проверяем смартфоны по 150 раз в день и, по данным профессора компьютерных наук Кэла Ньюпорта, это значительно снижает способность к ясному и творческому мышлению.

Ньюпорт считает, что возможностью сосредоточиться на углубленной работе является интенсивное выполнение заданий в единицу времени. Он цитирует одну из тактик профессора Университета Пенсильвании Адама Гранта, заключающуюся в выполнении сложной, но важной интеллектуальной работы в течение длительного, непрерывного отрезка времени. Для Гранта это означает посвящение осеннего семестра преподаванию, а весеннего и летнего – исследованиям.

Если ваша работа не позволяет вам тратить максимум времени на определенные задачи, не расстраивайтесь. Ньюпорт рекомендует ввести «фиксированную производительность», которая позволит составить четкий, сбалансированный график труда и отдыха. Это означает, в том числе, и отсутствие работы после 17:30. Если такой подход не сработает, можно обратиться к облегченной версии углубленной работы – методу Pomodoro, включающему в себя последовательность нескольких 25-минутных периодов напряженной работы, отделяемых друг от друга временем на отдых.

Следите за тем, сколько времени вы тратите на собрания

Организация рабочего дня

Пол Грэм, основатель стартап-инкубатора Y Combinator, различает два типа расписаний – расписание «создателя» (the maker) и менеджера. Если в течение дня вы чередуете встречи, конференции и ответы на письма, то, скорее всего, живете по расписанию менеджера. Они, как правило, организуют свой день по часам. «Создатели» же, к которым относятся писатели, программисты и художники, разделяют работу на долгие, непрерывные отрезки времени. Как правило, графики обоих типов сотрудников пересекаются на совещаниях. И каждый из них должен понимать последствия таких встреч. Даже короткое совещание может заставить вас отложить амбициозный проект на потом. Поэтому, планируя очередную встречу, обязательно спрашивайте себя о ее необходимости.

Сосредоточьтесь на своем скрытом ресурсе – энергии

Немного хороших новостей – существует новый подход к управлению временем, который рекомендует сделать упор на собственную энергию. В отличие от времени, которое имеет свойство заканчиваться, энергию можно пополнять.

Основы этого метода описаны в книге Тони Шварца и Джима Лоэра «Сила полного участия». Они заключаются в том, что получить максимум производительности от своего персонала можно только с помощью укрепления и пополнения его физической, ментальной, эмоциональной и духовной энергии. Так, физическую энергию можно пополнять, организовав, например, занятия по фитнесу. Пополнение эмоциональной энергии кроется в помощи в борьбе со стрессами, а умственной – в работе с долгосрочными задачами. Что же касается духовной составляющей, то люди получают эту энергию, когда видят смысл в том, что делают. Они лучше фокусируются и демонстрируют настойчивость.

Съешьте «лягушку»

Вы когда-нибудь сталкивались со страшными задачами, которые постоянно присутствуют в todo-листе и нависают над сотрудником, лишая его продуктивности и производительности? Именно эти задачи называются лягушками. И их нужно стараться «съедать» как можно быстрее.

Привычка немедленно решать такие задачи поможет почувствовать себя победителем в самом начале рабочего дня, получить заряд энергии и необходимый импульс. Проглотив «лягушку», тут же переходите к остальным задачам и беретесь за самые значимые из них именно сейчас.

Советы, как создать идеальный рабочий день

Организация рабочего дня

1. День начался вчера …

Мощнейшие утверждение: утро начинается вчера.

Так вот, согласно этому правилу, утром довольно сложно сосредоточится: что вам надо, что не надо делать сегодня; но намного проще накануне вечером выделить 3 важных дела, которыми вы и станете занимается в рабочие часы следующего дня. Сюда же, лучше подготавливаться (собрать материал, распланировать следующий день и т.п.), опять-таки, с вечера.

2. Легкая разминка

Не представляю, как утром можно делать силовую тренировку. По-моему, организм еще не успел проснуться, а тут ему: жми, беги, боксируй …

Легкая прогулка на свежем воздухе, лёгкие растяжки, йога для начинающих, гимнастика Гермеса Трисмегиста. Вспомните разминку с физры в школе.

3. Утренний душ

Возьмите за правило – просыпаться с душем. Это великолепное средство, что вы можете сделать, чтоб ваш рабочий день стал идеальным. Многие уверяют, что человеку не полезно мытья каждый день, но если просто ополоснете себя прохладной водицей (или устоите себе контрастный душ) – такая процедура только улучшить ваше самочувствие, приведет быстро в тонус получше любого энергетика.

4. В одно время – одно дело

Не распыляйте себя одного на все многое. Т.е., если занялись этим делом – старайтесь только им и заниматься в отведенный час. Если устали от него, можно (и нужно) переключиться на другое дело, которым, опять-таки, занимаетесь только им, не отвлекаясь по сторонам.

Самый лучший способ устать – стать мульти задачным, пытаясь за один час сделать и то и се. К сожалению, нужно проводить поправку на человеческие возможности, они — увы, не располагают к многозадачности.

5. Закон Парето

«20 % усилий дают 80 % результата, а остальные 80 % усилий — лишь 20 % результата»

Ваша задача из своего списка рабочих дел выделить те самые 20% дел, которые и дадут львиную часть результата. И заниматься в первую очередь только ими. Что великолепно сочетается с пунктом выше (в одно время – одно дело).

6. Долой отвлекашки

Вы проходили курсы по спец подготовки на псих устойчивость в кризисных ситуациях? Нет. Тогда долой все раздражители – отвлекашки.

Ваше рабочее место должно быть максимально тихим, единственный человек на нем, который может производить звуки и иные действия – это вы. Возьмите это за правило. Конечно же в некоторой рабочей среде сложно такого достигнуть, но всегда стремитесь к этому.

7. Будьте профессионалом в СВОЕМ деле

Идеальный рабочий день не будет идеальным, если вы выполняете чужую работу, в которой вы полный: либо ноль или дилетант.

Выбирайте только то, в чем вы явно разбираетесь или хотите преуспеть. Остальное – доверьте другим профессионалам, настройте и их на идеальный рабочий день. Делегируйте, уполномочивайте, озадачивайте …

8. Делать перерывы

Причем полезно отдыхать так – на короткий промежуток кардинально менять вид деятельности. Если работа у вас сидячая – пройдитесь, пробежитесь, разомнитесь, потрясите конечностями. Если наоборот, физическая – почитайте что умного или не очень.

Через какой промежуток отдыхать? Зависит от работы. Можно выбрать помидорное время (25/5), можно, как в школе (45/15, 50/10), подобное … , (первая цифра – работа, вторая – отдых), подбирайте индивидуально, экспериментируйте.

9. Быть благодарным

Сложно занимать тем делом, к которому чувствуешь отвращение. Не так ли? Войдя в рабочий день – будьте благодарны своей работе. Ибо какая она бы не была – она вас кормит, одевает, развлекает, знакомит и позволяет общаться, занимает треть вашей жизни.

10. Работая – играйте

Представьте, что работа – это игра. Иногда в ней вы достигаете не те результаты, что хотелось, а иногда достигаете и хорошие цели. В тоже время не стоит очень серьезно относится к ней.

Via ain.ua & iaim.ru